مشاوره راه اندازی سیستم جدید | سیستم سازی کسب وکارها

وقتی برای اولین بار کسب و کار خود را راه اندازی می کنید ، همه چیز در مورد چگونگی انجام کار ها و انجام آنها برایتان سوال می شود. اما همانطور که کسب و کار شما بالغ می شود ، به روشی که انجام می دهید راضی می شوید. و شما ( بیشتر اوقات ) به طور طبیعی فرآیند کسب و کار خود را سیستم می کنید. این به این دلیل است که وقتی همه روش صحیح انجام کارها را می‌دانند ، اجرای روزمره آسان‌تر است و نه اینکه بسیار سازنده‌ تر و مقرون به صرفه‌تر باشد. به این معنی که می توانید از سطح زمین فاصله بگیرید و روی تصویر بزرگتر تمرکز کنید. اما در حالی که بسیار خوب است که سیستم ها ممکن است به طور تصادفی در جای خود قرار گیرند ، این یک استراتژی مقیاس پذیر نیست. بنابراین ، در اینجا نحوه سازماندهی عمدی و سیستماتیک کردن کسب و کار خود آورده شده است. به علاوه ، دقیقاً چه چیزی را باید سیستم کنید

بهتر است برای سیستم سازی کسب و کارتان از یک مشاور راه اندازی سیستم جدید کمک بگیرید، که در این زمینه مهدی رمضانی مقدم می تواند به شما مشاوره دهد و شما را در این مسیر همراهی کنند. جهت ارتباط با مجموعه میتوانید با شماره 09365857004 تماس حاصل نمایید.

چگونه کسب و کار خود را سیستم سازی کنیم ؟

سیستم ‌سازی عبارت است از ترتیب دادن چیزی بر اساس یک روش یا مراحل خاص به‌ گونه ‌ای که مردم بتوانند به شیوه ‌ای استاندارد تر با آن تعامل داشته باشند.

در حالی که لازم نیست همه چیز را سیستمی کنید ، هیچ بهانه ای برای سیستم نکردن کسب و کار شما وجود ندارد. وقتی همه پارامتر های یکسانی برای کار کردن داشته باشند ، در کار بهره وری و اعتماد به نفس بیشتری دارند. به علاوه ، نحوه انجام کاری که انجام می دهید قابل کنترل تر می شود زیرا همه می دانند که قرار است چه کاری انجام دهند. جای کمتری برای حدس زدن و خطا وجود دارد.

از قضا ، هیچ سیستم کاملی برای سیستم ‌بندی کسب ‌و کار شما وجود ندارد. و در بسیاری از مواقع ، شرکت‌ ها نحوه انجام آن را بیش از حد پیچیده می‌کنند. اما ما دوست داریم اینجا در اینجا همه چیز را تا حد امکان ساده نگه داریم. بنابراین ، ما فرآیند 5 مرحله ‌ای اثبات شده خود را برای سیستم ‌بندی کسب ‌و کار شما مستند کرده ‌ایم که هر کسب‌ و کار کوچک می‌تواند از آن استفاده کند.

یک برنامه داستان دار بسازید

قبل از شروع ساختن سیستم های تجاری ، تمام مهره ها و پیچ و مهره هایی را که فکر می کنید به آنها نیاز دارید جمع آوری کنید. این یکی از آن مواردی است که در آن بهتر است بیش از حد زیاد باشد. در غیر این صورت ، این احتمال وجود دارد که نیمی از ساخت آن را طی کنید و متوجه شوید که بخش مهمی را از دست داده اید. برای اینکه مطمئن شوم چیزی را از دست ندهیم ، همیشه با یک لیست شروع می کنیم. یکی از حوزه ‌های کسب ‌و کارتان را انتخاب کنید که فکر می‌کنید می‌تواند کارآمد تر عمل کند یا می‌خواهید مقیاس آن را افزایش دهید. سپس ، همه چیز و هر چیزی که به آن مربوط می شود را یادداشت کنید. فرآیندها ، خط مشی ها ، رویه ها و بهترین شیوه ها گنجانده شده است. به عنوان مثال ، اگر ایمیل خود را سیستماتیک می کنید ، انواع مختلف ایمیل های دریافتی خود را یادداشت کنید. مانند به‌روزرسانی‌های همکاران ، قرارداد های مشارکت از سوی فروشندگان ، فاکتورها ، هرزنامه‌ها و فرصت‌های شبکه.

سپس ، علامت گذاری کنید که آیا چیز ها دارای اولویت بالا یا کم اولویت هستند ( آیا آنها کسب و کار شما را به سطح بعدی می برند ). همین کار را برای فوریت انجام دهید به این ترتیب ، می‌توانید نقطه خالی ببینید که کدام بخش ‌ها واقعاً برای کارکرد سیستم بسیار مهم هستند و کدام‌ها را می‌توان نادیده گرفت.

قسمت انتخابی را در زمان مشخص مستند سازی کنید

برای ما ، این کار شما معادل تمیز کردن کمد است. اول ، شما همه چیز را بیرون می آورید تا بتوانید آن را ببینید که دانستن آن در ابتدا باعث آشفتگی بزرگتر می شود. سپس ، چیزها را یکی یکی کنار می گذارید. بنابراین ، با هر حوزه ای که می خواهید ابتدا سیستماتیک کنید ( بخشی که با اولویت ها فهرست شده است ) ، زمان آن رسیده است که کارها را کنار بگذارید. با تمرکز بر بالاترین اولویت و بخش فوریت ، شروع به نوشتن دقیقاً نحوه انجام آن به عنوان SOP کنید. شما می خواهید به سؤالات چه کسی ، چه چیزی ، کجا ، چه زمانی و چگونه با تا آنجایی که ممکن است با جزئیات دقیق پاسخ دهید. تا زمانی که کارتان تمام شد ، باید بتوانید آن را به هر کسی در تیم خود بسپارید. و آن شخص باید بتواند از مستندات شما استفاده کند و به نتایج دلخواه برسد و بدون کمک شما یا دستورالعمل های بیشتر آن را متوجه شود. ( اگر مطمئن نیستید که SOP شما می تواند این کار را انجام دهد ، در واقع سعی کنید آن را به کسی بسپارید که قبلاً این کار را نکرده است ) سپس ، تکرار با اولویت بعدی و مورد فوریت تا زمانی که تمام قسمت های این سیستم را مستند کنید. سپس ، به سراغ مورد بعدی بروید.

و نگران نباشید که مطمئن شوید که چگونه کارها را در حال حاضر انجام می دهید بهترین راه است. همیشه می‌توانید نحوه انجام کارها را مجدداً بررسی کنید و سیستم‌های خود را تغییر دهید. ( فقط مطمئن شوید که روش جدید و بهتر انجام کارها را مستند کنید.)

تیم خود را درگیر کنید

من با شما واقعی خواهم بود و مستندسازی کسب و کار شما از قبل کار زیادی را می طلبد. اما لازم نیست همه این کارها را به تنهایی انجام دهید. مانند هر جنبه دیگری از تجارت شما ، سیستم سازی و مستند سازی یک کار تیمی است. بنابراین اگر می‌خواهید سریع و درست انجام شود ، به تیم نیاز دارید. به این ترتیب ، شما می توانید به جای اینکه همه چیز را به عهده خود قرار دهید ، به مستندسازی سیستم های خود با هم بپردازید! به‌ علاوه ، آنچه مستند می‌کنید ( یعنی دانشی که کل شرکت شما در حرکت رو به جلو از آن استفاده می‌کند ) نقطه اوج بهترین حرکات بازیکن برتر شما خواهد بود. نه فقط مال خودت زیرا گاهی اوقات ، روشی که همیشه کارها را انجام داده اید بهترین ، ایمن ترین یا کارآمدترین نیست.

به عنوان مثال ما در اینجا ، ما همه بخشی از کسب و کار خود را مستند می کنیم. بالاخره چه کسی فرآیندها را بهتر از شخصی که آنها را انجام می دهد می داند ؟

بنابراین ، برای مثال ، شخص رسانه اجتماعی ما نحوه استفاده ما از اینستاگرام را مستند می کند. و اگر راه بهتری برای انجام آن پیدا کنیم ( ما همیشه به دنبال آن هستیم ) ، این به آنها بستگی دارد که اسناد را به روز کنند.

تیم خود را در آن سیستم ها آموزش دهید

شما برای سیستماتیک کردن کسب و کار خود تلاش کرده اید. اکنون زمان آن است که تیم خود را در همان سطح قرار دهید. به این ترتیب ، هیچ بهانه ای برای حدس زدن یا ناسازگاری وجود ندارد. و وظایف همیشه به یک روش انجام می شود و مهم نیست چه کسی آنها را انجام می دهد.

فقط تمام اسناد موجود در سیستم های شرکت خود را مستقیماً به هر کسی که نیاز دارد آنها را بشناسد اختصاص دهید. و مسئول آن بخش به بقیه رسیدگی خواهد کرد. شما حتی می توانید ردیابی کنید که چه کسی چه می داند. به ‌علاوه ، اگر فردی در تیم شما فراموش کند که چگونه کاری را انجام دهد ، می‌تواند در چند ثانیه از روی سیستم تعیین شده آن را ببیبند و متوجه شود.

آن سیستم ها را تفویض کنید

با سیستماتیک شدن کسب و کار و آموزش تیم شما ، زمان آن فرا رسیده است که توسعه سیستم های کسب و کار خود را به کار بگیرید. و در نهایت ، خود را از روزمرگی دور کنید. با برگشت به فهرستی که قبلاً تهیه کرده بودید ، تمام عملیات معمولی را که نیازی نیست در انجام وظایف شما باشند ، محول کنید. اما با خیال راحت تصویر کلان و موارد استراتژیک را در لیست کارهای خود نگه دارید.

ما شخصاً دوست دارم وظایف فوق العاده با اولویت و فوریت را به گزارش های مستقیم خود واگذار کنیم. به این ترتیب ، ما می‌توانم نبض ثابتی در مورد نحوه عملکرد آنها و اینکه آیا هنوز کار می‌کنند که بدون نیاز به انجام این کار را خودمان حفظ کنیم. سپس بقیه تفویض اختیار را به رئیس نزدیکترین بخش تفویض می کنیم. به این معنی که رئیس CX ما مشخص می کند که صاحب هر بخش جداگانه از سیستم ارتباط با مشتری است. به این ترتیب ، می توانید به راحتی بررسی کنید که هر بخش چقدر خوب کار می کند. و اگر به نتایجی که می‌خواهید نرسیدید ، تیم شما می‌تواند به سرعت قطع ارتباط را عیب ‌یابی کند.

در پایان درست است توضیح کامل در ارتباط با سیستم سازی بیان کردیم اما بهتر است برای سیستم سازی کسب و کارتان از یک مشاور راه اندازی سیستم جدید کمک بگیرید، که در این زمینه مهدی رمضانی مقدم می تواند به شما مشاوره دهد و شما را در این مسیر همراهی کنند. جهت ارتباط با مجموعه میتوانید با شماره 09365857004 تماس حاصل نمایید و یک سیستم اصولی و درست را با توجه به کسب و کارتان ، پیاده سازی کنید.